公務員の仕事は無駄が多い!5つの原因と2つの改善方法とは?

公務員の仕事は無駄が多い? 5つの原因と2つの改善策とは? 公務員について
公務員って無駄な仕事が多すぎると聞いたのですが、なぜそんなに無駄が多いのでしょうか?

改善する方法とかはないのですか?

という質問にお答えします。

 

始めに結論から申し上げると「公務員の仕事には無駄がとても多い。全てを改善するには難しいけど、個人で改善できる場合もある」です!

 

皆様も一度は「公務員の仕事は無駄が多い」と聞いたことあるのではないでしょうか?もちろんこれは事実。

 

そこで本記事では現役の公務員が「なぜ公務員の仕事には無駄が多いのか」ということや「無駄をなくす方法」を紹介させていただきます。

◎本記事の内容

  • 公務員の仕事に無駄が多い原因
  • なぜ無駄な仕事が改善されてこなかったか
  • 公務員の無駄が多い仕事を改善するには

 

◎記事の信頼性

  • 私(市役所職員)の主観だけではなく、県庁に就職した知人の話も基に記事を作成

 

早速本題へ入ります…!

 

 

公務員の仕事に無駄が多い原因

無駄な仕事を頑張る

「公務員の仕事に無駄が多い原因」は以下の通りです↓

  • 細かすぎるルール
  • 決裁制度
  • アナログすぎる働き方
  • 思考停止している
  • 市民との雑談が多い(番外編)

順番に説明します。

 

無駄が多い原因① 細かすぎるルール

公務員は非常にルールに厳しい組織で、文書作成もレイアウトがガチガチに決まっています。このルールを1ミリでも破ると指摘を受けたり、やりなおしを食らいます。

 

例えば

  • 1文字だけ数字が全角になっていただけ
  • 文章作成日が昨日の日付になっているだけ

など。

 

もちろん外部に提出する書類等であればしっかりしたものを作る必要がありますが、係内でしか使わない書類でも重箱の隅をつつくような指摘を受けることがたくさんあります。

 

ルールを設けるのは大切なことですが、ルールが細かすぎて無駄を生み出しているということですね。

 

無駄が多い原因② 決裁制度

大企業などでもそうかと思いますが、公務員は何をするにしても決裁(上司全員から許可を貰う制度)が必要です。

 

もちろんこの決裁制度はとても便利な一面もありますが、これらのような簡単なことですら上司全員の許可を得ないといけないのです↓

  • 簡単なアンケートの回答
  • 簡単な会議の出席の許可

 

個人がある程度裁量持つことが出来たらスムーズに仕事を行うことが出来るのですが、中々公務員では難しい現状があります。

 

決裁制度について書いた記事もありますので、是非ご覧ください↓

公務員の仕事が遅い理由は?

公務員の仕事が遅いたった1つの理由とは?【正直仕方がない】

 

無駄が多い原因③ アナログすぎる働き方

最近民間企業なんかでは「チャットツール」や「リモートワーク」「電子化」など革新的な働き方が誕生していますよね。

一方で公務員は未だに

  • 電話
  • FAX
  • ハンコ
  • 手書き

といったアナログな働き方をしています。正直昭和時代から使っているものはほとんど変わっていません笑

 

時代に合わないアナログな働き方も無駄が多くなる原因の1つですね。

 

無駄が多い原因④ 思考停止している

少し悪口っぽいですが、事実です笑

公務員の仕事は基本「前例踏襲」で、去年やった仕事は必ず今年もやらなければならないという謎の風潮があります。

 

例え去年「超無駄な何のためにやっているかわからないイベント」をやっていたとしても、今年もやらなければなりません。

なぜなら「去年もやっていたから」です笑

 

  • 集客も出来ないし辞めよう
  • 人件費の無駄だから辞めよう

といった思考には至らない「思考停止状態」に陥っているので、公務員は無駄なことを廃止せず、永遠と行っているのです。

 

無駄が多い原因⑤ 市民との雑談が多い(番外編)

番外編です。

田舎の市役所では市民の人と仲良くなって、仕事中に数時間も雑談に付き合わされることが多々あります。

コミュニケーションを取るのは非常に大切なことですが、何時間も雑談をするのは正直「無駄」ですよね笑

 

都会の市役所ではこういうことは少ないと思いますが、田舎ではよくあることです。

以上、番外編でした笑

 

なぜ無駄な仕事が改善されてこなかったか

なぜ?と悩む

公務員の仕事に無駄が多い理由を紹介しました。なぜこんなにも無駄が多いのに「一向に」改善しないのでしょうか?

理由はただ1つで「公務員は変化を嫌うから」です。

 

無駄な仕事を廃止したり、効率化するのに下っ端には権限がなく、上の世代が権力を握っています。

上の世代の偉い方々は正直「定年まであと少しだから何事もなく終えたい…!」という思考に陥りがちですので、何も改善しようとしないことを選択してしまうのです。

 

無駄な仕事を廃止したり、効率化するのにはエネルギーが必要ですから、何も動かず例年通りのまま、時が過ぎるのが上の世代にとって一番楽なのです。

もちろんアクティブな上の世代もいますが、非アクティブな人の方が多いのが現状ですね。

 

公務員の無駄が多い仕事を改善するには

仕事スタイル

公務員の無駄な仕事を減らすためには「組織の風土そのもの」を改善する必要があります。中々根っこから改善するのは難しいと思いますね…

 

そこで、個人でも出来る無駄な仕事を減らす方法をここでご紹介します↓

  • 電話よりもメールをなるべく使う
  • 雑談を最低限に抑える

順番に説明します。

 

無駄な仕事の改善① 電話よりもメールをなるべく使う

正直緊急時以外の「電話の使用」は効率が悪いです。

なぜなら電話は

  • 記録として残らない
  • 相手(自分)の時間を一方的に奪う

というツールだからです。

電話は「話を聞きながらメモを取る」という高度な作業が必要です。メモをし忘れてまた電話を掛け直すという人もよくいますが、これだと無駄が多いですよね。

 

一方でメールだったら、このようなメリットがあります↓

  • 相手に時間を奪われない
  • 記録として残るから間違いなく確認できる
  • 自分の好きなタイミング(なるべく早い方が望ましいけど)で返信が出来る

 

実際に私も働いていてメールを駆使したほうが、効率よく作業が進むと感じたことがありますし、しっかりしている企業では電話よりもメールを使うことを義務化させているようです。

 

メールの方が確実に無駄なく、かつ効率的に作業が出来るのでおすすめです。

 

無駄な仕事の改善② 雑談を最低限に抑える

先ほど番外編で「市民との雑談が多い」という紹介をしたのですが、仕事中は無駄な雑談は避けるべきですよね笑

雑談で貴重な労働時間を何時間も削られるのはもったいないですよね。

 

上手に切り上げて自分の仕事に集中するのが大切かと思います。

 

「公務員に無駄な仕事が多い理由」に関するまとめ

職場に来た
  • 公務員の仕事に無駄が多い原因
  • なぜ無駄な仕事が改善されてこなかったか
  • 公務員の無駄が多い仕事を改善するには

という内容で書かせていただきました。

 

公務員には無駄な仕事が多く、抜本的な解決は中々難しいということを知って頂けたのではないでしょうか。

しかし個人でも改善できるところはありますので、そこからスタートしていくことが大切ですね。

 

それでは今回はこの辺で。ありがとうございました。